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Eine Anwältin, die Kundin ist und vom Wegfall der Zahlungen per Kreditkarte betroffen ist, hat eine kleine E-Mail-Schlacht mit uns und mir ausgelöst.

Die vermutlich beruflich-reflex-bedingten Passagen der Kommunikation erspare ich Euch.

Interessant ist lediglich, dass sie angeblich kein Bankkonto mehr unterhalten will, weder in Deutschland noch im (Wohnort-nahen) Frankreich.

Die erste Reaktion hier intern: Und wie will sie dann Zahlungen von Mandanten entgegen nehmen?

Wir haben ihr das Leben einfach gemacht

Nachdem wir es im Juni angekündigt hatten, dass wir die Möglichkeit der Zahlung mit Kreditkarte zum 31.12.2021 einstellen, haben fast alle Kunden mittlerweile auf SEPA-Lastschrift umgestellt (oder gekündigt ).

Lediglich 234 Kunden (Stand: jetzt, und ja, die Zahl ist echt) wollen einfach nicht. Sie warten offenbar ab, was passiert, und vielleicht spekuliert der ein oder andere auf "die vergessen das" oder "die meinen das nicht ernst".

Doch, das tun wir. Nachdem alle bisherigen Mailings ergebnislos geblieben sind (wir haben es zig Mal von freundlich-kurz über lang bis hin zu ernst gemeint), werden wir diesen 234 Kunden tatsächlich dahingehend kündigen, als dass wir deren Verträge zum jeweiligen Stichtag hin nicht mehr verlängern.

Schade, denn von den 234 sind

- 208 aus Deutschland
- weitere 26 aus SEPA-Europa

Eigentlich hat von denen jeder ein SEPA-fähiges Konto, wenn er vorher eine normale Kreditkarte hatte. Sprich: Es wäre 1 Klick gewesen, die IBAN einzugeben, und alle wären glücklich.

Das liest man auch (leider zu) selten - daher halte ich das für bloggenswert:

Liebes Manitu-Team,

Betrag reumütig bezahlt. Was ich jedoch unbedingt loswerden möchte: Das ist die wohl schönste Zahlungserinnerung, die ich je erhalten habe. Wer auch immer das verfasst hat – DANKE für diesen achtsamen Umgang mit unserer Sprache.

Es gibt Dinge, von denen denkt man, die gibt es nicht.

Dass Kunden nicht bezahlen wollen: Geschenkt.
Dass Kunden weder Rechnung noch bezahlen wollen: Geschenkt.
Dass Kunden bezahlen aber keine Rechnung wollen? Das hatten wir kürzlich auch das erste Mal.

In dem Fall war es eine größere Organisation, die das intern wohl als Dauerbetrag verbucht, aber weder eine PDF-Rechnung noch eine per Post von uns möchte. Einfach nur den regulären Lastschrifteinzug.

Das mussten wir auch erstmal bei uns intern coden. Ab sofort gibt es also die Rechnungs-Versand-Art "nüscht".

Wir hatten einem Kunden eine Stundung seiner offenen Rechnungen angeboten. Ohne, dass er danach gefragt hatte.

Manchmal sagt einem das Bauchgefühl, dass jemand in einer finanziellen Ausnahmesituation ist, die für ihn so unangenehm ist, dass er lieber nicht selbst auf uns zukommt, und stattdessen versucht, wenigstens Teile seiner Rechnungen zu begleichen.

Wir hatten ihm daher proaktiv eine Stundung angeboten, damit es für ihn einfach entspannter wird.

entschuldigen Sie bitte die verspätete Antwort, ich war leider die letzten Tage krank.

Ich möchte mich ganz herzlich für dieses großzügige Entgegenkommen bedanken und dieses Angebot gerne annehmen!

Bisher muss ich wirklich sagen, ich habe noch nie ein Dienstleistungsunternehmen erlebt, bei dem der Slogan "Menschlich. Einfach besser." so ehrlich und absolut zutreffend ist, wie bei Ihnen!

Das werde ich auch gleich mal auf Facebook und Twitter kommunizieren.


Herzliche Grüße und schönes Wochenende

Wie kann man sich denn erst eine Steuersatz-Änderung überlegen, um sie dann doch wieder zu revidieren? Das ist ja jetzt kein Preisschild beim Discounter

https://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/1000967

Immerhin bedeutet es ja für viele Branchen eine Änderung, die sicher nicht überall (wie bei uns) mit 2 Einträgen in einer Textdatei erledigt ist. Oft sind es ja ganze Programme oder Systeme, die geändert werden müssen.

Man sollte meinen, dass ein großes, namhaftes, deutsches Unternehmen aus der Spielzeugbranche in der Lage ist, eine Rechnung über 60,99 Euro (brutto) zu begleichen. Sollte man. Wir wurden eines Besseren belehrt.

Aber unsere Buchhaltung ist da hart und gnadenlos. Auch für Kunden, die potentiell als Referenzkunden dienen könnten, gibt es keine Gnade. Auch die erhalten das normale Mahnverfahren inklusive Creditreform. Und die Kündigung.

Gleichberechtigung muss sein

Solch ein Lob haben wir aber auch noch nicht bekommen

Liebes manitu-Team,

heute muß ich mal ein Lob loswerden, auch wenn es nur um ein kleines Detail geht:

Es ist wirklich auffällig, um wieviel schneller nach dem Absetzen des Druckauftrags die manitu-Rechnungs-PDFs aus dem Drucker kommen, als bei anderen Lieferanten.

Super!

Begeisterte Grüße von (...)

Da war unsere Buchhaltung glücklich: Ein (zugegeben kleiner) Wunsch nach einer Erweiterung unserer internen Verwaltungs-Software wurde binnen 7 Minuten umgesetzt, getestet und bereitgestellt.

Da müsste eigentlich was bei rausspringen

Am Wochenende erreichte mich persönlich eine (echte) E-Mail mit Rechnungs-PDF im Anhang. Das Anschreiben per E-Mail:

Sehr geehrter Herr Schmitt,

anbei erhalten Sie Ihre Rechnung Nr. XXX vom 19.06.2016 im pdf-Format.

Zum Öffnen dieser Datei benötigen Sie den Adobe Acrobat Reader, welchen Sie auf nachfolgender Internetadresse kostenlos herunterladen können:
http://www.adobe.com/de/products/acrobat/readstep2.html

Mit freundlichen Grüßen
[Name]
[Firma]

Das Problem an der Rechnung: Ich konnte den Firmen-Namen nicht direkt mit dem Produkt, das ich gekauft hatte, in Verbindung bringen. Sprich ich war micht nicht sicher, ob das gerade Spam ist oder nicht.

Und das brachte mich auf die Idee, zu überlegen, ob unsere Kunden unsere Rechnungs-Anschreiben per E-Mail direkt als authentisch identifizieren können oder nicht. Dieses sieht bei uns so aus:

[ANREDE MIT FAMILIENNAME],

anbei erhalten Sie unsere

Rechnung Nr.: [XXX]
Rechnungsdatum: [XXX]
Rechnungsbetrag: [XXX]

zu Ihrer

Kunden-Nummer: [XXX]

-----------------------------------------------
Bitte prüfen Sie diese Rechnung gleich jetzt!
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Bitte werfen Sie doch jetzt gleich einen Blick auf die Rechnung.

Haben sich Fehler eingeschlichen? Dann schreiben Sie uns bitte kurz eine E-Mail an buchhaltung@manitu.de, wir werden diese selbstverständlich sofort korrigieren und Ihnen eine geänderte Rechnung zukommen lassen.

Sofern Sie nicht der Konto-Inhaber oder kein Bevollmächtigter des Konto-Inhabers sind, informieren Sie diesen bitte, z.B. indem Sie diese E-Mail weiterleiten.

----------------------------------------------------------
Der Rechnungsbetrag wird von Ihrem Bankkonto eingezogen!
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Gemäß des von Ihnen erteilten Mandats werden wir den Rechnungsbetrag frühestens am [XXX] per SEPA-Lastschrift von folgendem Konto einziehen:

IBAN: [XXX gekürzt]
BIC: [XXX]

Dieses Lastschrift-Mandat wird durch folgende Angaben gekennzeichnet, welche bei allen künftigen Lastschrifteinzügen angegeben werden:

Mandatsreferenz: [XXX]
Gläubiger-Identifikationsnummer: [XXX]

Sind die o.g. Kontodaten falsch? Dann informieren Sie uns bitte umgehend. Bitte verwenden Sie dazu unbedingt das von uns auf unserer Webseite bereitgestellte Formular.

Haben Sie Einwände gegen die Rechnung oder ist eine Abbuchung derzeit aus Dispositionsgründen nicht möglich? Dann informieren Sie uns bitte umgehend.

(... es folgen noch ein paar Hinweise, insbesondere zur GnuPG-Signatur ...)

Mit freundlichen Grüßen
Ihre manitu Buchhaltung

Und jetzt meine Frage in den Raum: Würdet Ihr Euch in der E-Mail zur Rechnung etwas an weiteren Angaben wünschen? z.B. einen Auszug aus den Rechnungs-Positionen? Wer jetzt direkt an Informationen zu den enthaltenen Verträgen denkt: Wir berechnen auf einer Rechnung durchaus DSL, Webhosting und Server zusammen. Sprich eine Rechnung kann zig verschiedene "Verträge" umfassen

Ich finde es erstaunlich, wieviel Zeit sich Unternehmer nehmen, um über die Höhe und Zulässigkeit von Mahngebühren zu diskutieren, statt einfach ihre Rechnung zu bezahlen, oder alternativ eine E-Mail mit der Bitte um Zahlungsaufschub.

Würde man den Zeitaufwand für's Diskutieren rechnen, wäre die Frage bereits im Vorfeld geklärt.

Ein Kunde und Freund, Rob Vegas , hatte mich darauf hingewiesen, dass es sehr angenehm wäre, wenn in unserer E-Mail zu einer Rechnung nicht nur die Rechnungs-Nummer sondern auch die Kunden-Nummer aufgeführt wäre. Das würde ihm das Öffnen der PDF-Datei ersparen.

Auch wenn man seine Rechnung natürlich sicherheitshalber anschauen und prüfen sollte, kann ich es bei immer gleichen Beträgen durchaus verstehen.

Wir haben dem Wunsch entsprochen, ab sofort steht die Kunden-Nummer auch in der E-Mail

Es gab einen Kunden, der sich regelmäßig darüber beschwert hat, dass unsere E-Mails an ihn signiert sind. Damit kann sein DMS offenbar nichts anfangen.

Wir haben jetzt in unser internes System extra etwas hineinprogrammiert, dass wir die Rechnungs-E-Mail-Signatur bewusst für einzelne Kunden deaktivieren können.

Rechnen darf man den Aufwand nicht

Hier trudeln immer mal wieder Schuldenbereinigungspläne von Kunden bzw. ehemaligen Kunden ein. Darin enthalten neben unseren Forderungen auch jeweils eine Auflistung dessen, was der Schuldende sonst noch so schuldet.

Kürzlich jedoch gab es mal wieder einen Negativrekord. Ein Kunde, der bei uns nicht mal 100 Euro offen hatte, hatte bei mehreren großen Festnetz- und Mobilfunkanbietern Summen in nennenswerter fast fünfstelliger Höhe offen. Jeweils. Wie man das in der heutigen Zeit bei durchaus überschaubaren Telekommunikations-Kosten schafft, ist mir ein Rätsel. Immerhin reden wir nicht über viele Jahre, in denen sich die Schulden angehäuft haben, sondern - soweit ich das überblicken konnte - über etwa 3 Jahre.

Es ist wieder-wieder passiert

Ich bin nicht sicher, ob jeder unserer Kunden fragen würde, wenn wir ihm mal keine Rechnung schicken